1. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp trở nên lỗi thời
Không chỉ tốn kém để duy trì mà còn phụ thuộc vào công nghệ đã bị lỗi thời. Mỗi khi thiết bị của bạn bị lỗi, bạn sẽ khó khăn hơn trong việc tìm kiếm các bộ phận thay thế và một kỹ thuật viên có thể xử lý sửa chữa. Bạn cũng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc bổ sung các giải pháp công nghệ mới vào công nghệ của mình nếu hệ thống điện thoại của bạn chạy chậm hơn một thập kỷ. Chúng sẽ không tương thích và nó sẽ mang lại cho bạn nhiều thất vọng hơn là lợi ích. Vì vậy nếu cứ tiếp tục đầu tư hệ thống điện thoại truyền thống nghĩ sẽ tiết kiệm chi phí hơn những công nghệ mới đó là quan điểm sai lầm. Sau khi nâng cấp, bạn có thể ngạc nhiên khi biết mình có thể tiết kiệm được bao nhiêu.
2. Doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều khách hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng không đạt hiệu quả
Khi doanh nghiệp có nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại bỏ lỡ quá nhiều vì không được chăm sóc tốt. Nếu bạn từng nhận được khiếu nại từ những khách hàng không thể dễ dàng liên lạc với bạn hoặc bỏ lỡ các cuộc gọi vì nhân viên của bạn không ở bàn để nhận chúng. Mặt khác hệ thống không thể phân chia khách hàng cho từng nhân viên quản lý cụ thể, làm hiệu suất công việc giảm nó sẽ gióng lên hồi chuông cảnh báo rằng bạn cần nâng cấp tổng đài điện thoại.
3. Hệ thống điện thoại không linh động, nhân viên phải túc trực 24/24 ở văn phòng
Với một hệ thống tổng đài truyền thống, bắt buộc nhân viên lúc nào cũng túc trực 24/24 ở văn phòng để nhận trả lời các cuộc gọi. Thay vì cố định vào bàn làm việc, nhân viên của bạn có thể dành nhiều thời gian cho các chuyến thăm bán hàng, các cuộc họp của khách hàng và các chuyến công tác khác. Họ làm việc từ xa, từ nhà, và trên đường đi. Nếu họ không thể chọn sử dụng điện thoại bàn, điện thoại di động hoặc máy tính để bàn để thực hiện các cuộc gọi công việc hoặc chuyển cuộc gọi cho nhau ngay cả khi họ không ở trong văn phòng, các cuộc gọi nhỡ sẽ vẫn là một vấn đề và cuối cùng ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
4. Doanh nghiệp bạn không kết nối được nhiều hệ thống điện thoại khác nhau ở nhiều địa điểm
Khi doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh và chuỗi cửa hàng, nhưng quá trình liên hệ trao đổi thông tin giữa các bộ phận lại không hiệu quả. Do không thể liên kết nội bộ nên không thể kiểm soát được lịch sử cuộc gọi ở từng cửa hàng/chi nhánh, không thống kê được chi tiết cuộc gọi gây khó khăn cho công tác quản lý, đánh giá chất lượng. Khó xây dựng được tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp do thông tin từng cửa hàng rời rạc, không liên kết với nhau.
Mặt khác mọi cuộc gọi phát sinh giữa các cửa hàng/chi nhánh với nhau đều là cuộc gọi thông thường, đều phải quay số gọi và tốn cước phí (đối với trường hợp khác tỉnh sẽ phải trả cước phí gọi liên tỉnh) nên rất tốn chi phí cho doanh nghiệp.
5. Hệ thống điện thoại của bạn không thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn
Công ty của bạn đang phát triển nhanh và cần mở rộng các địa điểm mới? Việc thêm đường dây điện thoại mới và mở văn phòng mới có phức tạp và tốn kém không?
Nếu bạn trả lời “Có” cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên, thì bạn đã sẵn sàng cho một hệ thống điện thoại doanh nghiệp mới . Không có ý nghĩa gì khi giữ chặt một hệ thống điện thoại làm chậm sự phát triển của doanh nghiệp bạn hoặc ngăn cản sự phát triển hoàn toàn.
VoIP dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp của bạn khi bạn phát triển và mở rộng. Việc thêm điện thoại mới và người dùng có thể được thực hiện chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các tính năng gọi điện để phù hợp với những ngày có quá nhiều cuộc gọi. Bạn sẽ không có được khả năng mở rộng và tính linh hoạt này với các hệ thống cũ.
6. Hệ thống điện thoại của bạn có lỗ hổng bảo mật
Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn, bảo mật không bao giờ là kém quan trọng. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, còn được gọi là Hệ thống điện thoại cũ (POTS) , các cuộc gọi của bạn được truyền bằng tín hiệu âm thanh mà kẻ tấn công có thể dễ dàng chặn được, quá nguy hiểm để thực hiện.
Mặt khác, hệ thống điện thoại VoIP cung cấp độ bảo mật, độ tin cậy và quyền riêng tư cao hơn cho các doanh nghiệp. Các nhà cung cấp VoIP đầu tư vào bảo mật cấp cao nhất bằng cách sử dụng Bộ điều khiển biên phiên (SBC). SBC hoạt động như tường lửa duy trì hiệu suất và định tuyến cuộc gọi hợp lý, vì vậy dữ liệu của bạn không bao giờ rơi vào tay kẻ xấu
7. Doanh nghiệp của bạn cần thông tin liên lạc hợp nhất
Một nhược điểm khác của hệ thống điện thoại truyền thống là nó tồn tại bên ngoài các hệ thống liên lạc kinh doanh khác của bạn. Nếu bạn sử dụng bất kỳ thứ gì khác ngoài cuộc gọi điện thoại và thư thoại, bao gồm email, trò chuyện, tin nhắn văn bản và cuộc gọi web, âm thanh và hội nghị video thì bạn không thể tích hợp điện thoại của mình với phần còn lại.
Truyền thông hợp nhất mang tất cả các kênh liên lạc của bạn lại với nhau. Nó sắp xếp hợp lý cả giao tiếp bên trong và bên ngoài của bạn.
Truyền thông hợp nhất là dịch vụ ( UCaaS ) với một mô hình truyền thông hợp nhất cho phép bạn chạy tất cả các hệ thống và công cụ của mình từ cùng một giải pháp phần mềm.
UCaaS cho giao tiếp nội bộ của bạn là đồng nghĩa với việc bạn đang đưa các cuộc họp, cuộc gọi, chia sẻ tệp, trò chuyện, nhiệm vụ và tất cả các hoạt động liên quan nội bộ tới một nơi và có thể truy cập từ bất cứ đâu.
Nó cũng thúc đẩy sự duy trì và lòng trung thành của khách hàng vì nó cho phép khách hàng của bạn chọn kênh mà họ có thể liên hệ với bạn để bạn có thể phục vụ họ tốt hơn. Nếu ai đó liên hệ với bạn qua email, điện thoại và trò chuyện trên trang web, UCaaS giúp bạn có thể theo dõi tất cả các tương tác này ở một nơi.
