Với hệ thống tổng đài truyền thống doanh nghiệp phải tốn rất nhiều kinh phí để lắp đặt, bảo dưỡng và bộ phận IT với kiến thức và chuyên môn. Thì sự ra đời của tổng đài IP đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tiện lợi hơn. Để hiểu rõ hơn lý do nên sử dụng và thuê tổng đài ảo thì doanh nghiệp hãy theo dõi các thông tin được chia sẻ ở bài viết dưới đây.
Tổng đài IP khác gì với Analog?
Tổng đài Analog hay còn gọi là tổng đài truyền thống, đây là giải pháp tổng đài có từ lâu và hiện nay vẫn còn một số doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin thì tổng đài Analog không còn phù hợp, thay vào đó ra sự ra đời của tổng đài IP với nhiều tính năng vượt trội. Dưới đây là những điểm khác nhau giữa tổng đài truyền thống và tổng đài Analog
Về việc lắp đặt, sử dụng
Với hệ thống tổng đài Analog cũ thì khi khách hàng cần đăng ký đầu số điện thoại, nhà mạng sẽ kéo trực tiếp đường dây trung kế từ bưu điện đến địa chỉ cơ sở kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ nối đường dây đó vào các máy điện thoại, sử dụng bao nhiêu nhánh máy thì có bấy nhiêu đường dây dẫn.
Điều này khiến cho việc lắp đặt hệ thống tổng đài của doanh nghiệp trở nên rườm rà, cồng kềnh và mất nhiều thời gian. Trong trường hợp phải chuyển văn phòng, cơ sở kinh kinh doanh phải tốn thời gian và chi phí để đấu lại dây điện thoại.
Trong khi đó với tổng đài IP, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tổng đài nhanh chóng sau khi ký hợp đồng với nhà cung cấp. Theo đó, nhà mạng cung cấp đầu số dùng công nghệ VoIP (Sip Trunk) cho phép khai báo trên hệ thống tổng đài IP. Và tổng đài ảo hoạt động bằng Internet nên doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư, thời gian lắp đặt như tổng đài truyền thống.
Về việc bảo trì
Với tổng đài IP, doanh nghiệp cũng mất một khoản phí cho vấn đề bảo dưỡng, bảo trì hệ thống và phí cước như tổng đài Analog. Tuy nhiên, chi phí này sẽ được bên cung cấp dịch vụ cho thuê tổng đài ảo chịu trách nhiệm, nhờ đó doanh nghiệp có thể giảm bớt về gánh nặng chi phí, đặc biệt là các cơ sở có quy mô vừa và nhỏ.
Về vấn đề quản lý
Đối với tổng truyền thống, doanh nghiệp cần có đội ngũ IT chuyên môn đặc biệt để quản lý và cài đặt các phần mềm hỗ trợ cho khâu chăm sóc khách hàng trực tuyến khi cần. Nhưng với tổng đài IP thì doanh nghiệp chỉ cần gửi yêu cầu cho nhà cung cấp dịch vụ, họ sẽ hỗ trợ thực hiện hoàn toàn miễn phí.
Về sự tiện lợi
Khi sử dụng tổng đài Analog, tổng đài viên bắt buộc vào trực điện thoại 24/24 để nhận cuộc gọi và giải đáp các vấn đề từ khách hàng. Trong trường hợp có việc bận phải đi ra ngoài hay ngoài giờ hành chính thì khách hàng rất khó hoặc không thể nhận được sự hỗ trợ.
Với tổng đài ảo, tổng đài viên có thể linh động lựa chọn vị trí làm việc của mình với softphone đã được cài đặt trong điện thoại di động, máy tính,… Nếu tổng đài viên không thể nhận được gọi, hệ thống sẽ tự động chuyển đến đầu số khác để doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.
Lợi ích khi thuê tổng đài IP
- Việc lắp đặt tổng đài tương đối dễ dàng. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần trang bị thiết bị có IP, hay cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động, thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog kết nối với thiết bị VoIP Gateway là có ngay hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp.
- Không cần có Server (máy chủ) và một địa điểm để đặt riêng Data Center
- Hỗ trợ 24/7, xử lý các sự cố một cách nhanh chóng.
- Không cần người quản trị hệ thống như các hình thức tổng đài truyền thống. Tổng đài khách hàng sử dụng sẽ được đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp vận hành và chăm sóc.
