Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp trong thời đại công nghệ thông tin đang ngày một phát triển hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo (hay có tên gọi khác là VOIP, Virtual PBX hoặc CloudPBX hoặc Hosted PBX) là dịch vụ đang ngày càng phát triển và phổ biến. Với tổng đài ảo, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về tính ổn định cho các cuộc gọi cho khách hàng, đảm bảo chất lượng với mức chi phí tiết kiệm nhất. Vậy Dịch vụ tổng đài ảo VOIP là gì và có những ích lợi nào cho doanh nghiệp?

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp sử dụng trên nền tảng Cloud và được cung cấp qua Internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, hơn nữa lại dễ dàng quản lý và sử dụng. Tổng đài ảo cho phép nhân viên thực hiện/tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng bằng số điện thoại di động, app điện thoại, laptop hoặc máy tính bảng.  

Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng Internet, tức truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Để sử dụng tổng đài ảo, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng như Viettel, MobiPhone, FPT, CMC,…Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,…Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường.

Lợi ích của tổng đài ảo

Chi phí đầu tư thấp, tiết kiệm

Tổng đài IP được triển khai theo mô hình điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp triển khai hệ thống tổng đài Cloud nhanh chóng và hiệu quả mà doanh nghiệp không cần phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý. Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối (điện thoại hoặc softphone). Việc cài đặt, cấu hình cũng đến từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài theo như ý muốn của mình.

Ngoài ra, gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí ở mọi chi nhánh trên toàn quốc và Cước phí gọi quốc tế thấp hơn rất nhiều. Các doanh nghiệp cũng không cần nhân sự vận hành hay tốn chi phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.

Dễ dàng quản lý và nâng cấp mở rộng

Ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo là thiết lập dễ dàng, không phụ thuộc vào phần cứng. Vì vậy, chúng rất thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng chi nhánh, văn phòng. Trong trường hợp doanh nghiệp có thêm một nhân sự mới, chi nhánh mới, việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng dù không cần sự hỗ trợ từ nhân viên IT.

Dễ dàng tích hợp và nâng cấp

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên địa chỉ IP vì vậy chúng dễ dàng kết nối với các ứng dụng bên ngoài. Chẳng hạn như phần mềm chăm sóc khách hàng, các công cụ tương tác bằng giọng nói, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…

Đa dạng tính năng

Hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp có nhiều tính năng hơn các tổng đài truyền thống thông thường. Các tính năng này bao gồm thêm hoặc bớt số, ghi âm cuộc gọi và tạo nhật ký cuộc gọi, hộp thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi… Bạn có thể truy cập trực tiếp vào tài khoản của bạn để quản lý các tính năng của hệ thống. Một số tính năng nổi bật của tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể kể đến:

Tính năng trả lời tự động

Khi bạn gọi điện đến tổng đài của một doanh nghiệp chẳng hạn như ngân hàng hay nhà mạng, bạn thường nghe được những câu trả lời mang tính chất điều hướng: “Cám ơn quý khách đã gọi điện đển tổng đài của công ty X (tên công ty). Đây là cuộc gói tính phí (giá cước). Để tra cứu thông tin tài khoản vui lòng ấn phím 1. Để tư vấn và giải đáp các thông tin liên quan đến thẻ tín dụng vui lòng ấn phím 2…”

Sau đó, tùy vào thao tác của bạn, hệ thống sẽ điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn để giải quyết yêu cầu của khách hàng. Với tính năng trả lời tự động, doanh nghiệp có thể tự tạo sẵn kịch bản lời chào và hướng dẫn chi tiết khi khách hàng gọi đến. Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và hiệu quả hơn.

Tính năng tự động gọi

Bạn có thể tải bất kỳ danh sách số điện thoại khách hàng nào lên hệ thống bằng cách sử dụng tính năng này. Sau đó thiết lập cuộc hẹn với bản ghi được tạo sẵn từ trước. Tổng đài ảo sẽ tự động gọi cho khách hàng theo danh sách tạo sẵn và phát bản ghi âm cuộc gọi được định sẵn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian gọi điện xác nhận đơn hàng, cuộc hẹn, chăm sóc, nhận phản hồi của khách hàng hoặc chủ động quảng cáo khi sử dụng tính năng tiện lợi này.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tất cả các cuộc gọi được thực hiện trên tổng đài ảo đều được ghi âm tự động, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, giúp quản lý có thể theo dõi chất lượng chăm sóc của nhân viên. Đồng thời, các cuộc gọi được ghi âm này cũng sẽ được sử dụng khi phát sinh khiếu nại giữa khách hàng và công ty sau khi cuộc trao đổi được thực hiện.

Tính năng quản lý khách hàng

Nhờ tích hợp API, tổng đài ảo có thể cho phép ứng dụng thứ ba dễ dàng tương tác và nhận chi tiết cuộc gọi để lập điều khiển cuộc gọi và báo các yêu cầu riêng. Ví dụ như tích hợp CRM, tổng đài ảo cho phép hiển thị các thông tin về khách hàng như tên, lịch sử cuộc gọi, truy xuất thông tin hiển thị pop-up thông tin, các ghi chú cho từng khách hàng cụ thể để nhân viên phụ trách cuộc gọi có thể dễ dàng tương tác và chủ động hơn trong quá trình trò chuyện và tư vấn. Qua đó gia tăng hiệu suất giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt sale lên mức tối đa.

Dễ dàng sử dụng, lưu trữ, và tùy biến

Tổng đài ảo dễ dàng sử dụng ngay cả khi nhân viên thao tác không có nhiều kinh nghiệm về kỹ thuật. Do đó, tổng đài ảo không cần người quản trị hệ thống như các hình thức tổng đài truyền thống. Tổng đài khách hàng sử dụng sẽ được đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp vận hành và chăm sóc.

Việc lắp đặt tổng đài tương đối dễ dàng. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần trang bị thiết bị có IP, hay cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động, thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog kết nối với thiết bị VoIP Gateway là có ngay hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp.

Tổng đài ảo có tính chất linh hoạt hơn, có nhiều tính năng hơn, và có thể dễ dàng điều chỉnh. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thêm thiết bị đầu cuối nếu có nhu cầu cần thêm một số điện thoại nữa để liên lạc.

Để lại một bình luận